Office Manager - ANGLAIS
CDD
GPF recrute un Office Manager H/F, bilingue Anglais, pour un de ses clients évoluant dans Secteur de la santé et de l'éducation.
MISSIONS
- Coordination et contrôle des conférences téléphoniques, des réunions et des vidéoconférences du projet;
- Gestion des factures, de la correspondance et de l'archivage du bureau;
- Contribuer à la préparation des présentations de l'entreprise ou du service;
- Contribuer au contrôle et à l'archivage de la documentation relative au projet;
- Mise à jour de la base de données des clients et des partenaires;
- Participation aux réunions du département et préparation des procès-verbaux;
- Archivage de la documentation et soutien au secteur commercial dans la gestion des documents;
- Superviser et coordonner l'entretien et la gestion des bureaux, y compris la gestion des fournisseurs pour le nettoyage, l'entretien des équipements, les réparations et la sécurité;
- Être responsable de l'achat et de la gestion des fournitures de bureau, y compris la papeterie, le matériel de bureau et les produits de nettoyage;
- Coordonner les voyages d'affaires des employés, y compris la réservation des vols, de l'hébergement, des transports terrestres et de tout autre besoin connexe;
- Gérer la correspondance de bureau entrante et sortante, y compris les courriels, le courrier postal et les appels téléphoniques, et diriger les demandes vers les services appropriés;
- Organiser et maintenir les dossiers et documents importants de l'entreprise, en veillant à ce qu'ils soient correctement classés et facilement accessibles au personnel autorisé;
- Fournir un soutien administratif général, tel que la rédaction de documents, la préparation de rapports, la prise de rendez-vous et la gestion de l'agenda pour les cadres supérieurs;
- Coordonner avec le siège à Madrid des projets spécifiques selon les besoins, en veillant à ce que les délais soient respectés et que les ressources appropriées soient allouées;
PROFIL
- Expérience préalable dans des postes similaires;
- Niveau d'Anglais C1;
- Aisance relationnelle et communicationnelle remarquable;
- Souci du détail et des résultats;
- Fiable et digne de confiance ;
- Excellentes compétences en matière d'organisation et de leadership