Assistant Adminitstratif de Direction H/F

GPF recrute un Assistant Administratif H/F avec un très bon niveau d'anglais pour un de ses clients basé à Dakar, secteur audiovisuel.

MISSIONS

· Gérer les appels téléphoniques du coordinateur ainsi que son agenda ;

· Saisir les correspondances/documents/ demandes d'accréditation, traiter les mails et le courrier ;

· Être responsable de la gestion des relations avec les fournisseurs, gérer les commandes de fournitures ;

· Être responsable de la caisse et des relations avec le cabinet comptable, contribuer au suivi des aspects administratifs et financiers de la rédaction

· Être responsable de l'activité administrative de la rédaction, gérer les dossiers des personnels ;

· Classer et archiver électroniquement les documents liés à la gestion administrative et financière de la rédaction (devis, factures, contrats, tableaux de service, ...)

Appuyer le Directeur dans le suivi des circuits de communication et de validation entre les services ;

· Participer à l'organisation des évènements internes (repas, cocktails etc...) ;

· Dans le cadre du projet rédactionnel et avec l'appui de l'équipe projet, s'assurer du respect des procédures ;

· Appuyer le coordinateur et l'équipe projet dans l'organisation et la logistique des activités de formation.

· Assurer la gestion prévisionnelle et opérationnelle des besoins de personnel, des congés, des présences et absences de tous types au regard du plan de charge ;

· Elaborer les tableaux de service des personnels (plannings antenne) ;

· Être responsable de la gestion des remplacements, des relevés de piges de ces remplacements et de leur rémunération ;

· Être responsable des relevés de piges correspondances et de leur rémunération ;

· Gérer les missions pour la rédaction : ordres de missions, accréditations, réservations hôtel, train, avion...et les notes de frais ;

· Gérer les stages à la rédaction ;

· Gérer les voyages annuels des personnels expatriés.

PROFIL

· Rigueur, réactivité, autonomie, organisation, sens du travail en équipe et des priorités ;

· Ponctualité et sens de l'initiative sont des qualités souhaitées ;

· Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées ou communiquées ;

· Très bonne communication écrite en français ;

· Formation bac +3/4 dans tout domaine en lien avec la mission ;

· Minimum 3 à 5 ans d'expérience professionnelle ;

· De solides notions de comptabilité sont indispensables ;

· Maitrise du pack Office et d'Office 365 ;

· Une expérience dans les médias et un intérêt pour l'actualité serait un plus ;

· La connaissance des projets d'aide au développement serait un plus ;

· La maitrise du wolof est indispensable ;

· La connaissance de l'anglais souhaitée.